Rientro al lavoro: ripartire sì, ma non da dove eravamo rimasti

Computer acceso, posta elettronica aperta, calendario di nuovo pieno. Sono sufficienti poche ore perché i giorni di vacanza sembrino già lontani. Il rischio del rientro è proprio questo: voler tornare il più velocemente possibile alla velocità di prima. E se fosse un errore?

Nelle ultime settimane il tema è tornato nella riflessione internazionale sul management. In Francia si parla di rentrée managériale, negli Stati Uniti di vacation hangover, mentre alcune ricerche mettono in luce un paradosso: le aziende invitano le persone a staccare, ma carichi di lavoro e timore dell’arretrato rendono difficile farlo davvero.

Una ricerca nazionale condotta in Canada da Angus Reid per Employment Hero, lo mostra bene. Il 63% degli intervistati dichiara di lavorare in un’organizzazione che incoraggia la completa disconnessione durante le ferie e il 70% dei lavoratori full time afferma che il management non si aspetta che rimangano reperibili. Eppure, il 45% ha ritardato, accorciato o modificato le proprie vacanze a causa del carico o delle pressioni lavorative; il 39% ha almeno qualche volta rinunciato a utilizzare tutte le ferie per paura di rimanere indietro.

Forse, allora, per imparare davvero a staccare dobbiamo imparare anche a rientrare.

Abbiamo individuato 8 linee guida.

1. Non pretendere di tornare subito al 100%

Forbes ha definito vacation hangover quella particolare sensazione che può accompagnare il ritorno dalle ferie: il cervello passa dalla relativa libertà della vacanza a un ambiente nel quale tornano improvvisamente attenzione sostenuta, decisioni, problemi e richieste. Il consiglio è di concedersi una ripresa graduale, senza pretendere immediatamente il picco della produttività.

Sembra buon senso, ma spesso facciamo esattamente il contrario. Concentriamo nei primi giorni aggiornamenti, riunioni e decisioni, quasi fosse necessario dimostrare – a noi stessi prima ancora che agli altri – di essere nuovamente operativi.

Potremmo invece pensare al rientro come a una rampa di accelerazione. Non significa prolungare le ferie, ma riconoscere che recuperare informazioni, contesto e priorità fa già parte del lavoro.

2. Prima ritroviamo le persone

In Francia, dove la rentrée è quasi un’istituzione, quest’anno il tema è stato affrontato anche dal punto di vista manageriale. Courrier Cadres ha pubblicato Rentrée managériale: 10 clés pour un retour serein auprès de ses équipes, dedicato proprio a come conservare i benefici delle ferie mentre si rimette in moto la dinamica collettiva.

Uno dei primi suggerimenti è semplice: ricreare il legame. Prima ancora di parlare di obiettivi, Kpi e scadenze, il manager può utilizzare il rientro per ritrovare il proprio team, ascoltare cosa è successo e capire come stanno le persone.

Lo stesso principio emerge da un approfondimento pubblicato il 21 agosto da HelloWorkplace: i primi giorni di rientro possono dare il tono alle settimane successive e partire immediatamente dalla performance rischia di non lasciare spazio allo scambio. Il primo obiettivo, dunque, è ricreare il legame, mentre il secondo è ristabilire chiarezza sulle priorità.

Se ci pensiamo, non è un dettaglio: il rientro non riguarda soltanto la nostra agenda, infatti deve rientrare anche il team.

3. Persone e priorità prima della posta

La prima azione al rientro è quasi automatica: aprire la posta e guardare il numero accanto a “Posta in arrivo”.

Tuttavia, leggere cronologicamente centinaia di email non è necessariamente il modo migliore per capire cosa sia successo; significa ricostruire conversazioni, problemi e decisioni che, in molti casi, sono già stati superati.

Per un manager potrebbe essere più efficace un confronto con chi ha presidiato le attività durante l’assenza (Quali sono le tre cose che occorre sapere? Cosa è cambiato? C’è qualcosa che richiede davvero una mia decisione?).

Poi le priorità della settimana e, infine, la posta elettronica, che torna a essere uno strumento per recuperare le informazioni mancanti e non il soggetto che decide l’agenda della giornata.

4. La prima settimana? Agenda all’80%

C’è poi un errore facilmente evitabile: tornare dalle ferie con il calendario già completamente occupato.

Una possibile regola pratica è programmare l’80% del tempo e lasciare libero il restante 20%.

Quel 20% non è tempo perso, ma spazio per assorbire ciò che non potevamo prevedere: una conversazione importante, un problema emerso durante l’assenza, una decisione da approfondire o, semplicemente, il tempo necessario per pensare.

Nelle agende dei manager il tempo non programmato viene spesso scambiato per tempo improduttivo. Potrebbe essere vero il contrario: un’agenda costantemente al 100% non lascia alcun margine all’imprevisto e trasforma ogni nuova richiesta in sovraccarico.

5. Prima della to-do list, fare una “not-to-do list”

Il rientro ha anche un vantaggio che tendiamo a sottovalutare: interrompe le abitudini.

Per alcune settimane non abbiamo partecipato alla solita riunione, compilato report, controllato continuamente quella chat o seguito personalmente determinate attività. Perché dare per scontato che tutto debba ricominciare esattamente come prima?

Prima della tradizionale lista delle cose da fare, settembre potrebbe essere il momento per una not-to-do list (da leggere il libro The Not to Do List di Rolf Dobelli, per favorire la chiarezza mentale, gestire il tempo, proprio e degli altri, e focalizzarsi sulle priorità, a tutto vantaggio della produttività).

Le domande da porsi: Quale meeting non serve più? Quale attività può essere delegata? Quale report viene prodotto per abitudine ma non genera decisioni? Quale processo può essere semplificato o automatizzato? Quale interruzione possiamo eliminare?

Il rientro diventa così una piccola revisione del nostro modo di lavorare. Non chiediamoci soltanto “da dove ricomincio?”, ma anche “da cosa scelgo di non ricominciare?”.

6. Attenzione al “debito da ferie”

C’è un paradosso che merita attenzione. Più a lungo una persona si assenta, maggiore può essere la quantità di lavoro che trova al ritorno.

Email da leggere, decisioni sospese, appuntamenti da recuperare, richieste accumulate. Potremmo chiamarlo “debito da ferie”: il lavoro arretrato che sembra presentare il conto appena riapriamo il computer.

I dati canadesi di Angus Reid ed Employment Hero rendono il problema particolarmente evidente: il 37% degli intervistati dichiara di lavorare spesso più ore prima delle ferie per completare le proprie attività; il 46% controlla almeno qualche volta email, Slack, Teams o messaggi mentre è in vacanza e il 34% arriva a svolgere attività lavorative durante il periodo di ferie. Tutto questo nonostante la maggioranza riferisca che il management non richiede tale disponibilità.

Dire alle persone “staccate”, quindi, non basta: una cultura della disconnessione credibile deve occuparsi anche di ciò che accade mentre siamo assenti e di ciò che troveremo al nostro ritorno.

7. Usare le ferie come test della delega

Per un manager c’è poi un piccolo esperimento organizzativo che avviene ogni estate senza che sia necessario progettarlo: per alcune settimane l’organizzazione deve funzionare senza di noi.

Al rientro siamo abituati a chiedere: “Cosa è successo mentre non c’ero?”. Potremmo aggiungere una domanda più interessante: “Cosa ha funzionato senza di me?”

Forse qualcuno ha assunto spontaneamente una responsabilità, una decisione normalmente centralizzata è stata presa da altri, un collaboratore ha mostrato competenze che non avevamo ancora avuto occasione di vedere o una riunione è saltata e nessuno ne ha sentito la mancanza.

Naturalmente, può emergere anche il contrario: decisioni bloccate per settimane, clienti rimasti in attesa, persone impossibilitate a procedere senza un’autorizzazione.

In entrambi i casi, abbiamo imparato qualcosa. Ecco allora che le ferie possono diventare un piccolo stress test della delega e dell’autonomia organizzativa. Se tutto si ferma quando il manager non c’è, forse il problema non è quanto lavoro lo aspetta al rientro, ma quanto lavoro dipende ancora esclusivamente da lui.

8. Fare un reset meeting, non una riunione-fiume

Il primo incontro con il team potrebbe allora cambiare struttura. Invece di una ricostruzione dettagliata delle ultime tre settimane, può essere sufficiente partire da tre domande: Cosa è cambiato mentre eravamo via? Quali sono ora le priorità? Cosa possiamo smettere di fare? È un piccolo reset meeting che guarda più avanti che indietro.

Non recuperare il tempo perso

C’è infine un’espressione che utilizziamo continuamente al rientro: “devo recuperare” (email, riunioni, progetti… ). In altre parole, tempo “perso”. Le ferie non sono però tempo perso, sono parte della vita e servono anche a recuperare energie, distanza e capacità di concentrazione. Trasformare i primi giorni in una corsa per compensare la propria assenza rischia quindi di produrre un risultato paradossale: consumare in pochissimo tempo proprio ciò che le ferie ci hanno restituito.

Il miglior rientro potrebbe allora non essere quello in cui torniamo più velocemente possibile al ritmo precedente, bensì quello in cui ci fermiamo abbastanza a lungo da chiederci quale ritmo, priorità e abitudini valga davvero la pena riprendere.

Riassumendo… Il miglior rientro non è tornare il prima possibile al ritmo di prima. È decidere quale ritmo vale davvero la pena riprendere.

Insomma, una domanda non solo di benessere, ma, squisitamente, di management. Che ne dite?