Esiste un consenso quasi unanime sul fatto che gli obiettivi dovrebbero essere SMART (specific, measurable, actionable, realistic, time-driven). In base alla nostra esperienza i criteri che vengono comunemente ritenuti più difficili da gestire e da far rispettare a distanza sono due: la misurabilità e che cosa si intenda per “realistici”.

Rendere gli obiettivi misurabili
Alcuni obiettivi sono facili da misurare. Se dovete dirigere dei venditori (in remoto o meno) la questione non si pone neanche: un target di vendite è misurabile in modo chiaro – guardate i dati di vendita e saprete a che punto siete e quanto vicini all’obiettivo.

Esistono molti altri ruoli in cui non è necessario sforzarsi troppo per trovare dei target misurabili; in altri casi potrebbe però non esserci un ovvio obiettivo finanziario o comunque tangibile, e il vostro compito potrebbe essere più difficile. Per rendere meglio misurabile il lavoro degli altri, chiedetevi in quale altro modo potete quantificarne lo sforzo e il contributo. Queste domande potrebbero aiutarvi: quali sono le componenti quantitative del lavoro? in che modo il tempo influisce sul successo del lavoro? in che modo viene determinata la qualità del lavoro?

Rendere gli obiettivi realistici
Un obiettivo realistico arriva al limite di ciò che credete possibile, eppure si può creare un piano effettivamente praticabile che lo renda raggiungibile.

Da che cosa dipende la definizione di «realistico»?

Le performance precedenti. Se l’anno scorso un membro del vostro team ha completato quattro progetti di miglioramento dei processi, cinque o sei potrebbero essere realistici ma dieci no. Se avete un collaboratore che ne ha fatti nove, dieci sembrano una passeggiata e forse tredici o quattordici potrebbero costituire un obiettivo migliore.

Livello di fiducia. La fiducia gioca un ruolo nel conseguimento dei risultati. Se avete un collaboratore la cui fiducia in generale, o magari solo nei confronti di questo compito, è bassa, dovrete tenerlo presente nel fissare un obiettivo realistico. Questa non vuol essere una giustificazione per una performance insufficiente, ma rafforzare la fiducia del team perché ne aumenti il successo fa parte del vostro ruolo di leader.

Miglioramenti recenti e curva di apprendimento. Le persone stanno migliorando le proprie capacità? Se nell’ultimo trimestre hanno fatto meglio rispetto ai tre precedenti forse l’obiettivo annuale va basato sulla performance più recente, non su quella complessiva.

Visione del mondo. Altro aspetto legato alla fiducia: i cinici di questo mondo penseranno che anche gli obiettivi debbano essere ridimensionati – tendono a cogliere facilmente gli ostacoli, le trappole e le potenziali negatività. Questa può essere un’opportunità di coaching, tuttavia dovete ricordare che le credenze personali avranno sempre un effetto su ciò che viene percepito come realistico.

Linee guida
Ecco alcuni suggerimenti per rendere più realistici gli obiettivi individuali del vostro team remoto.

Fornite le informazioni necessarie. Assicuratevi che tutti sappiano quale sia la performance di quest’anno, quali siano i target organizzativi per il prossimo, e la priorità e l’importanza relativa dell’obiettivo stabilito.

Esigete l’impegno. Fate sapere alle persone (specie se per loro questa è un’idea nuova) che il processo di delimitazione degli obiettivi sarà collaborativo. Chiedete loro di arrivare preparate alla discussione e aspettatevi che quando viene accesa la webcam questa preparazione consista in qualcosa di più di un semplice pensiero. Senza le informazioni visive, non potrete cogliere lo sguardo preoccupato o la disperata scrollata di spalle.

Ascoltate prima la loro opinione. Se volete degli obiettivi realistici che le persone si impegnino a rispettare dovrete avviare un dibattito. Ma come manager non ne avrete alcuno se parlate per primi o dominate la conversazione; se gli altri non sono pronti a esprimere la loro opinione in merito agli obiettivi, è meglio ribadire la necessità (e il vostro desiderio) dell’arrivare preparati e spostare la riunione, piuttosto che insistere per primi con le vostre idee. Fate attenzione a programmare del tempo sufficiente per questo, dato che è più frequente preoccuparsi delle «perdite di tempo» in un ambiente virtuale rispetto a quando siete seduti a bervi un caffè insieme. Questa non dev’essere solo una priorità, il collaboratore deve avere la prova che la questione è importante.

Modificate con il vostro pensiero, se necessario. Se volete che le persone condividano la paternità degli obiettivi, dovranno essere quelli proposti da loro: ma se fissano dei target che considerate troppo facili o non del tutto allineati con le necessità dell’organizzazione, dovrete aiutarle a tendere un po’ di più l’elastico. Aiutate a rendersi conto che un obiettivo più ambizioso può essere realistico per entrambi. Assicuratevi che il dialogo rafforzi la sicurezza e la fiducia nel conseguimento del nuovo target.

Guadagnatevi il consenso. Una volta fissati degli obiettivi SMART accettati da tutti, avrete la migliore possibilità di raggiungere il risultato. Lavorando per un vero accordo potrete finire magari per ottenere solo comprensione o obbedienza, ma anche in questo caso il dibattito sarà comunque valso la pena.

Fino a ora abbiamo parlato di obiettivi individuali, ma le identiche regole valgono per quelli di gruppo. Per la relativa conversazione potete riunire tutto il team o utilizzare gli strumenti di web-conference, ma il processo è lo stesso.

Rendere realistici gli obiettivi o i target è importante, e saprete che sono realistici quando forniranno una guida e una motivazione alle persone coinvolte e saranno concordati fra voi e i vostri collaboratori.

Le priorità cambiano, si verificano delle emergenze, capitano degli imprevisti: quando tutto ciò avviene in remoto, è ancor più difficile accorgersene, offrire assistenza e cambiare passo. In quanto “smart leader”, voi e i vostri collaboratori dovrete disporre di un processo che tenga conto degli imprevisti pur coordinando il lavoro generale.

Mettete subito in chiaro le aspettative
Una volta adottato un piano, assicuratevi che tutti abbiano chiaro che non si tratta di un suggerimento, ma di una road-map. Anche un GPS ricalcola un percorso quando è necessario ma vi mantiene orientati verso la meta. Assicuratevi che entrambe le parti (voi e i membri del team) abbiano compreso il piano e pensato a come funzionerà nella realtà del lavoro quotidiano – nonché a cosa fare qualora sorgessero degli imprevisti.

Visualizzate gli obiettivi
Nel 1971, quando Disney World aprì i battenti, a Roy Disney (il fratello del fondatore è uno dei dirigenti della società) venne chiesto che cosa ne avrebbe pensato Walt se avesse potuto vederlo completato (morì durante i lavori di costruzione). Questa fu la concisa risposta: «Non capite. Walt l’aveva già visto, per questo siamo qui».

Quando ci prendiamo il tempo per aiutare le persone a vedere letteralmente i risultati in tre dimensioni, è più probabile che l’obiettivo venga raggiunto. Sfruttate questa immagine 3-D nelle conversazioni con i vostri collaboratori, specialmente quando le difficoltà aumentano e si sentono frustrati per la mancanza di progressi. Quando ciò accade con i componenti di un team remoto, utilizzate gli strumenti di videoconferenza e le webcam per rendere queste conversazioni il più possibile efficaci.

Esigete un’applicazione costante
La maniera migliore di raggiungere un risultato è di perseguirlo con continuità. Incoraggiate i membri del vostro team a lavorare con costanza al loro piano di conseguimento dell’obiettivo. Non necessariamente servono dei singoli passi enormi: è il progresso che conta – di solito piccoli e regolari miglioramenti portano più lontano di un grande sforzo occasionale. I progressi fatti devono essere un tema regolare delle vostre conversazioni e one-on-one.

Fornite il tempo necessario
Se gli obiettivi sono abbastanza importanti da dover essere fissati in anticipo, occorre anche fornire il tempo necessario per lavorarvi. In quanto leader dovete aiutare i vostri collaboratori a gestire il proprio tempo e tener conto di un intervallo discrezionale sufficiente perché il target possa venire raggiunto: ricordate che quando le persone si trovano in remoto possono risolvere questo problema lavorando un maggior numero di ore o tralasciando senza volerlo dei compiti su cui altri stanno invece facendo affidamento. Aiutateli ad avere successo pianificando il loro tempo in modo realistico.

Riservatevi il tempo necessario
Quando voi o i membri del vostro team remoto potranno programmare il loro tempo disponendo di un mezzo di comunicazione che avverta gli altri in modo da non venire disturbati, l’intero gruppo conseguirà un maggior numero di obiettivi più facilmente di quanto immaginavate. Perché questo metodo possa funzionare al meglio con un team remoto o ibrido (un po’ di collaboratori in remoto e altri in ufficio), i calendari devono essere condivisi e deve essere creato un forum in cui discutere le scadenze e le priorità.

Rendete gli obiettivi una priorità
Se l’unico momento in cui gli obiettivi diventano una priorità è quando li stabilite, non avete molte possibilità di raggiungerli e forse sarebbe stato meglio non fissarli affatto. Se state facendo tutto quanto abbiamo elencato fino a ora, per i membri del vostro team i risultati saranno (e saranno considerati) una priorità.

Riferite e discutete regolarmente
Se volete ottenere di più dovete rendere l’avanzamento del lavoro parte della vostra conversazione. Fissare dei target più limitati e incrementali crea un motivo per connettersi più di frequente: ricordate, lavorando in remoto non vi imbatterete certo l’un l’altro nei corridoi, dunque dovete essere più intenzionali per quanto riguarda queste brevi ma fondamentali interazioni.

Fornite le risorse
Il tempo è una di queste risorse ma possono esservene delle altre, come aiutarle a sapere su quali altri membri dell’organizzazione possono contare per ottenere informazioni o expertise. Fate il vostro lavoro: aiutatele a raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Siate flessibili
Dovete dimostrarvi flessibili con gli obiettivi e le relative priorità, e disposti a metterne qualcuno in frigorifero (o a rimuoverlo dalla lista). Il nostro consiglio qui è duplice: riconoscete che le cose possono cambiare nel corso dell’anno; lavorate insieme per effettuare gli aggiustamenti necessari.

Testo tratto da Smart Leader. Come guidare un team di lavoro in remoto, di Kevin Eikenberry e Wayne Turmel, edizione italiana a cura di Laura Venturini (Guerini Next)

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