È smart working la parola d’ordine di queste ore per le imprese che rischiano di rimanere ferme a causa dell’emergenza sanitaria per il nuovo Coronavirus. Nelle regioni più colpite dal contagio si cerca di limitare al massimo gli spostamenti e, mentre uno dei decreti attuativi del DL 23 febbraio 2020 n. 6 facilita l’adozione del telelavoro (come sperimentato su scala più piccola per il crollo del ponte Morandi), è già massiccio in moltissime aziende il ricorso al lavoro agile.

«Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento»: ne è convinto Alessio Vaccarezza, ceo di Methodos Italia, società di consulenza di change management, insieme a Digital Attitude e Accompany, due startup focalizzate sulla digital transformation.

«Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro e molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza –. Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smart working dovrà mettere in campo qualche sforzo in più, ma attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività».

Per attuare forme di lavoro agile in modo efficace, prevedendo i possibili intoppi e preparando dipendenti e management a lavorare in modo nuovo, Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti sia ai lavoratori, che magari si trovano a fare smart working per la prima volta nella vita, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti.

«Delega e fiducia sono i concetti più importanti per chi ha un ruolo dirigenziale – spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos –. Chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smart working vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e schedulare specifici momenti di confronto con le persone del team: meglio in video che con una semplice telefonata».

Un approfondimento ad hoc lo meriterebbero i cosiddetti “meeting digitali”, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso. «Le tecnologie rendono le comunicazioni di una facilità impensabile rispetto a pochi anni fa, anche senza complicati apparati ma con gli strumenti che tutti hanno a casa – commenta Giuseppe Geneletti –. Non tutti però sono ancora abituati a rapportarsi in questo modo ed è necessario accogliere e coinvolgere nel modo giusto chi non usa quotidianamente questi strumenti». Ecco quindi alcuni consigli utili:

Prima dei meeting digitali
• Assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento
• Condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. «Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali» sottolinea Geneletti.
• Chiedere a tutti i partecipanti di evitare le distrazioni (mail, sms ecc.)
• Non affrontare un numero eccessivo di argomenti

Durante chiamate e videoconferenze
• Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).
• Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.
• Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto ecc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione
• Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie.
• Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta: «Cioè parlare uno alla volta e a due terzi della velocità “normale” – puntualizza Geneletti –, dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo».
• Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.

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