Negli ultimi dieci anni ho notato un grosso cambiamento a livello di time management. Prima si insegnava a distinguere tra priorità alte e basse e a eliminare dalle proprie agende i pesi morti. Ora, invece, i professionisti si trovano a dover decidere tra priorità concorrenti, ognuna delle quali ha una sua importanza. È una competenza di leadership che può essere definita “decision management”.

Purtroppo oggi non rimangono molte attività da eliminare; si tratta, piuttosto, di scegliere tra portare a termine un progetto importante, guidare un team member disorientato, rientrare a casa per cena – tutte cose di importanza vitale.

Molti impiegano il loro tempo e le loro energie reagendo e adattandosi a eventi stressanti, richieste o urgenze che compaiono all’improvviso – indipendentemente da quanto ci aiutino a raggiungere le nostre maggiori priorità. Nel suo libro Get Better, Todd Davis la chiama “sindrome del flipper”. La gestione del tempo, in questo ambiente, implica anche la necessità di scegliere cosa non fare.

Dovrete riuscire a discernere ciò che è davvero importante, e poi avere il coraggio di dire “No” o “Non ora” a ciò che non lo è – una cosa sgradevole e, a volte, rischiosa.

Definite che tipo di leader volete essere

Per sapere a che cosa dire di no, per prima cosa dovete individuare tutto ciò su cui non potete assolutamente transigere. Cosa vorreste che dicesse il team su di voi, tra qualche anno? Quali sono i vostri valori e le vostre priorità di leadership?

Scegliete le vostre priorità – e condividetele

Probabilmente non avrete problemi a pensare a cose importanti con cui riempire le vostre giornate. Selezionate con attenzione le vostre priorità, e, cosa altrettanto importante, decidete cosa non fare. A questo punto, fate del vostro meglio per rispettare tale scelta. Quando siete presi dal caos delle urgenze quotidiane, se volete raggiungere i vostri obiettivi dovete continuare a seguire il vostro piano. Uno dei “contro” di essere un leader efficace è che le persone attorno a voi (i colleghi, il vostro capo, il vostro team) verranno a chiedervi input, sostegno e nuovi progetti. Solo voi avrete la facoltà di proteggere il vostro tempo. Dovrete quindi imparare a dire di no ad alcune cose (sì, è molto difficile).

Io ho scoperto che, per me, il modo più facile per farlo è sapere con chiarezza su cosa invece investirò il mio tempo, e perché. Per mantenere relazioni sane, dovrete riuscire ad articolare il vostro “perché” anche agli altri. Condividere obiettivi e priorità è un’ottima cosa, non solo quando vi viene chiesto aiuto, ma in generale. Una volta che lo avrete fatto a voce alta, obiettivi e priorità diventeranno reali per voi e per gli altri. Come abbiamo già visto, le vostre priorità non devono essere un segreto per il team. Molte di esse saranno probabilmente in linea con le loro, in un modo o nell’altro.

Mantenete una certa flessibilità in caso di emergenze impreviste

Anche se avete strutturato il vostro tempo con attenzione, le vostre giornate non andranno sempre come previsto ed emergeranno questioni urgenti – tante o poche, a seconda della natura del vostro lavoro. Lasciatevi, dunque, un po’ di spazio libero per loro. Uno dei nostri consulenti suggeriva di riservarsi un’ampia parte della giornata lavorativa per le urgenze dettate dal manager.

La percentuale sarà variabile in base al settore in cui operate, al ruolo che ricoprite e alle tendenze del vostro manager. Ma se vi siete presi il tempo di pianificare, avrete una sorta di “linea di mezzeria” su cui fare riferimento una volta passata l’emergenza.

Evitate le due estremità dello spettro – essere talmente rigidi da non ammettere alcun cambiamento ai vostri piani e, dall’altra parte, essere ossessionati dalle possibili emergenze al punto da arrivare a esserne i responsabili. Preparatevi psicologicamente al fatto che potrebbe succedere qualcosa (forse persino ogni ora).

Muovetevi con agilità e fluidità, in modo da non irrigidirvi troppo davanti a un SMS del capo e pensare che la giornata sia ormai persa. D’altra parte, non fate l’errore di considerare ogni cosa una questione urgente: non è che tutte le e-mail contrassegnate da un punto esclamativo rosso debbano essere considerate problematiche imprescindibili da risolvere all’istante. L’ideale è essere flessibili, ma, come si suol dire, senza “andarsele a cercare”. Se ci viene lanciata una palla curva, consideriamo le nostre priorità e rispondiamo di conseguenza: «OK, va bene», ma anche (attenzione a non mancare di rispetto) «Ora non posso; ci penserò in un altro momento».

Riservatevi del tempo per le vostre priorità attraverso il planning settimanale

Dedicare più tempo alla pianificazione, visto che siete già talmente impegnati da non riuscire a svolgere gran parte del vostro lavoro, potrebbe sembrarvi una scelta contro-intuitiva.

Ma se non pianificate la settimana sarete alla mercé dei venti del cambiamento e dovrete reagire di volta in volta a ciò che vi viene incontro anziché decidere cosa è importante e quali risultati volete ottenere. A questo proposito ci sembra utile citare la metafora dei sassi e della ghiaia, introdotta nel volume First Things First. Le prime cose al primo posto, perché è sempre molto efficace.

Forse qualcuno di voi avrà visto il video virale di Stephen Covey che propone a una spettatrice della sua conferenza di infilare tutte le sue priorità (i sassi) in un barattolo pieno di ghiaia. I sassi nel barattolo rappresentano le azioni più importanti che vi impegnate a compiere ogni settimana per rispettare le vostre priorità chiave. La ghiaia è tutto il resto.

All’inizio di ogni settimana lavorativa, per prima cosa inserite nella vostra agenda i sassi più grossi, e lasciate che la ghiaia riempia gli spazi rimasti vuoti. Altrimenti, se inserite prima la ghiaia, questa andrà a occupare tutto lo spazio e non avrete più posto per i sassi.

Ho insegnato a molti leader a impiegare al meglio il loro tempo e ho scoperto che molti non sfruttano pienamente il potenziale del loro sistema di pianificazione, ma tendono, piuttosto, a inserire nel loro calendario soltanto i meeting a cui dovranno partecipare. Una tipica agenda settimanale potrebbe essere così:

Qual è il problema principale di un’agenda così strutturata? Che dà l’idea che abbiate un sacco di tempo libero e, di conseguenza, siate disponibili per le urgenze (e, dunque, per altri meeting). In realtà, però, probabilmente non è così. Scommetto che la vostra settimana è bella piena.

Che cosa dovrebbe comparire, allora, sull’agenda oltre ai meeting? I sassi più grossi, tanto per cominciare. E poi le altre priorità importanti (ma forse non altrettanto urgenti), come la pianificazione strategica o le ricerche di settore. Infine, dovreste aggiungere tutto quello che, lo sapete per esperienza, vi richiederà del tempo: gli spostamenti per raggiungere i client meeting, gli appunti da annotarsi dopo la riunione con il capo, i momenti di preparazione in vista dei colloqui individuali.

Assicuratevi di avere la padronanza della magica arte del pre-riempimento dell’agenda con i vostri impegni e le vostre priorità. Pensate al momento in cui avete più energie, e fate in modo di considerarlo proattivamente all’interno del vostro flusso di lavoro. Qual è il momento migliore per i meeting? Quando, invece, dovreste programmare un lavoro in solitaria o un’attività che necessita di una particolare concentrazione? Un’agenda più efficace sarebbe piuttosto questa:

Questa seconda impostazione trasmette una visione più accurata del tempo che avete a disposizione per le urgenze dell’ultimo minuto. E ricordate: inserire in agenda attività rigeneranti come l’esercizio fisico aumenta la probabilità di farle davvero.

Potreste trovarvi in un ambiente in cui non avete mai bisogno di lavorare fino a tarda sera: ottimo, congratulazioni! Se invece vi succede spesso, siate proattivi e programmate in anticipo quelle serate.

All’inizio della mia carriera, mia madre mi diede questo consiglio: “Riservati una sera in ufficio una volta alla settimana per finire di fare le cose importanti rimaste in sospeso”. Non doversi preoccupare di una deadline per uscire dall’ufficio dà la sensazione di avere il controllo. Potete poi scegliere di uscire prima un altro giorno, quando c’è bisogno di voi a casa o volete investire in attività per voi stessi.

Decidete a che cosa potete dire di no

Una volta acquisito un punto di vista più realistico sulla settimana che vi aspetta, dire di no sarà un po’ più facile. Non farete molta strada affrontando per prima cosa la ghiaia e poi sperando di arrivare ai sassi più grossi in un secondo momento; dovete, invece, decidere che cos’è più importante e pianificare il vostro tempo in base a tale scelta. Dovrete dire di no a un po’ di ghiaia – e potreste persino dover scegliere tra alcuni dei sassi più grossi.

Durante la settimana, per decidere a che cosa dedicare tempo fatevi queste domande:

• Qual è il potenziale vantaggio? Se un’attività ha un significativo impatto a lungo termine, probabilmente dovrete sacrificare e rinuncia-re a qualcosa di urgente, così potrete raggiungere risultati importanti nell’immediato.

• Questa attività può aiutare me, il mio team o la mia azienda a raggiungere un obiettivo importante? Se aiutare un subordinato diretto permette di “sbloccarlo” e di velocizzare la sua operatività su un progetto strategico, vale la pena mollare tutto per dedicarsi a questo.

• Può aspettare? Se sì, fatelo. Ma stabilite quanto potrete aspettare senza che la situazione si faccia critica, e gestitela prima che sia troppo tardi.

• Dovrei essere io a farlo? Se c’è qualcuno con più esperienza o che potrebbe usare l’occasione per imparare, forse è il momento di delegare. Si veda il capitolo 3 per ulteriori informazioni in merito.

• Ce l’ho in programma perché è comodo o facile? Se vi state riempiendo l’agenda di attività semplici che possono darvi la sensazione di aver raggiunto grossi risultati, tanto vale che molliate tutto e andiate a farvi una corsetta.

• È una priorità mia o di qualcun altro? Come avviene per ogni innovazione, anche i calendari digitali hanno i loro pro e contro. La possibilità che i colleghi visualizzino il nostro calendario ha determinato un netto aumento dell’efficienza nella programmazione di meeting all’interno dell’ufficio; il risvolto negativo è che molte persone possono vedere le vostre disponibilità e fissare un appuntamento, facendovi sentire obbligati ad accettarlo. Forse, dunque, è il caso di bloccare alcuni slot inserendo attività che non potranno essere “disturbate”.

Pianificate ogni giorno

Oltre ai trenta minuti di programmazione settimanale, i leader efficaci dedicano un po’ di tempo ogni giorno a una pianificazione ponderata. Prendetevi dieci minuti per modificare il vostro piano in base alle condizioni correnti. Come vi sentite? Quali risultati avete ottenuto questa settimana? Le vostre priorità principali sono cambiate? Esaminate i vostri obiettivi settimanali: quali sono le attività che potranno trasformarli in “incarichi portati a termine” entro la fine della settimana lavorativa?

La pianificazione quotidiana protegge le priorità individuate all’inizio della settimana dalle minuzie che fanno perdere tempo e uccidono la produttività. Eppure può capitare, anche se avete le migliori intenzioni, che veniate distratti da un’emergenza o da un incarico importante che richiede più tempo del previsto. Ecco perché è importante verificare ogni giorno e adattarsi.

Una volta che vi sarete riservati del tempo per i compiti importanti, riempite il resto del vostro calendario con cose come “Aggiornare i meeting”, “Rispondere alle e-mail” e così via. Tenete ben presenti le vostre esigenze a livello energetico e di concentrazione, e pianificate proattivamente qualche momento di pausa o due chiacchiere con un collega – vi permetteranno di ricaricarvi e impediranno al vostro break di trasformarsi in un tour di 45 minuti per parlare con tutto l’ufficio. Quando avrete concluso la pianificazione quotidiana, tuffatevi nelle vostre priorità principali. Fatelo prima che le distrazioni e le urgenze inizino a frammentare la vostra attenzione.

Testo tratto dal libro Tutti si meritano un grande manager (Franco Angeli)