Il Covid ha cambiato molte cose. Tra i numerosi mutamenti che ha accelerato c’è la digitalizzazione delle aziende: i servizi che queste erogano ai propri clienti e dipendenti. Durante tutto il 2020 le aziende hanno realizzato che la gestione interna può essere digitalizzata. Un trend che continuerà sicuramente nel 2021, con la crisi sanitaria ancora in stabilizzazione. Difficile immaginare che, pur con il rientro della crisi pandemica, il mondo del lavoro tornerà come prima. Lo smart working, working from home, hybrid working, o come lo si preferisce chiamare, è qui per restare.
Gli stessi manager, per lo più remotizzati con varie formule, hanno sempre più iniziato a utilizzare le assistenti personali virtuali. La ragione è piuttosto semplice da comprendere. L’esplosione dell’azienda di medie e grandi dimensioni, a causa del Covid e dello smart working, ha generato una necessità di supporto a numerosi C level, o semplici professionisti, che prima poteva essere meglio coordinato con le risorse in house di un ufficio tradizionale. A questo si aggiunge la variabile assunzioni che, in un momento di crisi ancora tutto da comprendere, diviene una voce importante.
“L’attività di PVA (Personal Virtual Assistant) è nata in Usa e da lì ha avuto modo di svilupparsi in tutte le principali nazioni Ocse, tuttavia con il Covid è cresciuta con ritmi impensabili fino a prima della pandemia”, mi spiega Chiara Ripamonti, Ceo di Yoursecretary, tra le principali aziende che operano in questo segmento di industria.
“È una figura recente nel panorama italiano. Sono in parte imprenditrici e in parte associabili ai dipendenti. Ognuna di noi ha infatti una partita Iva, ma viene integrata nell’organigramma aziendale laddove fornisce servizi di Office Management per meglio diventare il ponte di collegamento tra il manager, o imprenditore, e le altre funzioni aziendali, e resta una consulente insostituibile per i servizi legati al social media management”.
Se è chiaro l’inquadramento, che tra l’altro non va a incidere nei delicati equilibri aziendali, sia in termini di assunzioni che di “psicologia aziendale”, le funzioni di una PVA sono differenti e non si limitano a quelle originariamente svolte dalle segretarie aziendali, anzi, per certi versi, sembra che le PVA diventino un’estensione delle segretarie in situ.
“Le mansioni più tradizionali spesso sono seguite dalle segretarie. Tuttavia, negli ultimi anni, con l’evoluzione del mondo digitale, le potenzialità di una PVA si sono manifestate a pieno”, continua Ripamonti.
“Consideriamo tutta la parte del social management: spesso molti manager e imprenditori hanno iniziato un percorso di personal branding. Un esercizio mediatico utile per loro, quando decideranno di intraprendere un nuovo percorso della loro carriera, e un vantaggio di visibilità dell’azienda. Tuttavia, il personal branding via social non è cosi semplice da gestire per una normale segretaria. Qui entriamo in gioco noi. Molte PVA hanno precedenti percorsi nel mondo digital, del marketing, delle pr aziendali. Questo permette loro di avere un approccio a 360 gradi nei confronti del(della) loro manager. La presenza di un’agenda condivisa aiuta grandemente questo processo di promozione del cliente di una PVA, potendo comprendere ogni singola occasione che può essere magnificata sui social: eventi, viaggi, cene e pranzi di lavoro, dove un supporto di foto, comunicazione sui social ecc. può far la differenza”.
Restano da comprendere i costi per un’azienda o un singolo professionista. In un periodo di crisi economica ogni azienda e singolo professionista (avvocato, commercialista ecc.) deve avere ben chiaro il ritorno sull’investimento dell’utilizzo di una PVA.
“Ci sono differenti vantaggi economici, in termini di spesa e risparmi, nell’utilizzo di una PVA”, chiarisce Ripamonti. “Prima di tutto il costo base di una PVA è legato alle ore effettive di ingaggio. Non sono conteggiate ferie, malattie e altre soluzioni tipiche di un contratto a tempo indeterminato: spiegandolo meglio, nel caso di Yoursecretary, si tratta di un team di professioniste che possono assicurare il backup professionale e il continuum lavorativo l’una dell’altra in caso di ferie o malattia.
Per molti professionisti e manager che hanno necessità precise si tratta di un grande vantaggio. Il secondo aspetto è il risparmio sui costi di formazione. Una PVA, con alle spalle mediamente 10-15 anni di esperienza sul campo, è già formata e non necessità ulteriori investimenti. Lo stesso dicasi per il tempo risparmiato. Spesso una PVA copre anche mansioni spot legate, per esempio, alla pubblicazione di annunci di lavoro, screening curriculum ecc., tutti compiti che richiedono differenti persone. La flessibilità di una PVA entra in gioco anche in questo caso. Nella nostra esperienza personale di azienda capita spesso che a uno stesso manager o imprenditore vengano affiancate più di una PVA specifiche e focalizzate su alcune mansioni: screening e job placement, social media e personal branding, agenda e gestione day by day. L’integrazione di differenti figure offre un ventaglio di opportunità. Seppure ogni nostra PVA sia già efficace su differenti mansioni, stante il background di ognuna di noi, ci sono sempre maggiori specializzazioni. Il tutto con dei costi contenuti rispetto a una figura da assumere in tempo indeterminato”, conclude Ripamonti.
Con la premessa che la crisi Covid non ha ancora dispiegato appieno i suoi effetti sull’economia reale, si comprende come le soluzioni di PVA possano essere valide sia per quei manager che vogliono avere delle risorse aggiuntive da integrare nell’azienda per mansioni specifiche sia per quegli imprenditori o solopreneur (avvocati, notai, commercialisti, lobbysti ecc.) che hanno necessità di un braccio fidato che, tuttavia, possa essere flessibile dal punto di vista economico e contrattuale.
