Le associazioni, di qualsiasi tipo, nascono al fine di aggregare persone accomunate da una tipologia di lavoro, da un interesse o da una geografia e sottendono a dei valori: socialità, spontaneità, condivisione. Il senso di appartenenza e la condivisione di pratiche spesso passano dall’organizzazione di eventi e da azioni di networking fisiche volte a far incontrare e conoscere i soci.
L’emergenza Covid-19 ha chiaramente ingessato qualsiasi programma organizzato dalle associazioni e ha richiesto azioni diverse poco sperimentate precedentemente, se non in alcuni sporadici casi.
Kilpatrick, che da sempre crede nell’associazionismo, si è domandata quali sfide abbiano dovuto affrontare le associazioni in questo periodo e come è cambiato e come cambierà il loro approccio nei confronti dei soci senza poter contare sugli eventi e sulla presenza fisica dei propri associati.
Abbiamo voluto porre alcune domande in questo senso a esponenti di associazioni italiane e internazionali. In particolare, abbiamo coinvolto per questa intervista:
Isabella Covili Faggioli, presidente nazionale AIDP – Associazione per la Direzione del Personale (un network di oltre 3.000 soci attivi, 16 gruppi regionali, una rete internazionale che promuove uno sviluppo serio e responsabile della cultura manageriale in ambito risorse umane);
Guido Carella, presidente Manageritalia (Federazione nazionale dei manager del terziario che associa oltre 37mila dirigenti, quadri ed executive professional);
Andrea Spiriti, presidente di Italian Aerospace Network – IAN (Consorzio di Pmi italiane che operano nel settore aeronautico e aerospaziale e con sedi in Italia e all’estero);
Paolo Bazzoni, presidente della Camera di Commercio Italia-Cina – CICC (con la missione di favorire la crescita economica dei propri membri mediante la formazione, la promozione e lo sviluppo della comunità d’affari locale) e membro del board di Bonfiglioli Drives Co. Ltd.
Come avete fatto a soddisfare il senso di identità e lo spirito di appartenenza dei soci senza poter contare sugli eventi fisici in questo periodo caratterizzato dall’emergenza Covid-19?
Isabella Covili Faggioli: Dopo un primo momento in cui tutti noi avevamo mille idee ma senza progettualità abbiamo capito che serviva essere severi nel valutare le centinaia di proposte che arrivavano per tenere alto il livello di ingaggio dei soci. Fortunatamente AIDP vive di credibilità costruita nel tempo, il senso di identità sta tutto nel mestiere che questa associazione rappresenta in tutte le sue anime in modo serio e mai strumentale.
Con questi presupposti, queste nuove modalità per l’associazione si sono tradotte in una maggiore partecipazione degli associati e ha aumentato il senso di appartenenza, potendo vedere in AIDP un punto di riferimento importante per confrontarsi anche in momenti complessi e totalmente inattesi come quello che abbiamo vissuto.
In questo periodo abbiamo potuto avere la bella sorpresa di nuovi soci che si sono riconosciuti e di soci storici che hanno dichiarato quanto era importante essere in AIDP. Nulla si costruisce in un giorno e non avremmo potuto, con qualche webinar, anche di alto livello, tenere vicini i soci se loro non si fossero già sentiti parte di questa famiglia professionale dove, con grande generosità, chi fa le cose mettendo a disposizione il suo tempo, la sua professionalità, lo fa per senso associativo e il bene di tutti.
Guido Carella: Abbiamo portato tutti i nostri contatti e servizi in modalità online, ampliando quanto c’era già. Abbiamo dato all’online in tutte le sue forme un’ancora maggiore carica di empatia. “Noi ci siamo sempre” è stato il nostro impegno, uno slogan che avevamo già e che abbiamo rafforzato. Abbiamo parlato di più con i nostri manager singolarmente e anche con indagini ad hoc per capire da loro come andassero le cose sul campo. Abbiamo dialogato sui social. Abbiamo sviluppato webinar su vari temi, che hanno sostituito in toto gli eventi online.
Andrea Spiriti: Le criticità introdotte dalla pandemia hanno portato alla necessità di rivedere profondamente l’approccio e le strategie. Fortunatamente l’Italian Aerospace Network è da sempre caratterizzato da una naturale predisposizione ad un senso di identità e spirito di appartenenza disgiunto dagli eventi fisici. Questo deriva dalla natura stessa di IAN, un network di aziende italiane che risiedono in tutta Italia, dalla natura dei nostri mercati di riferimento, estesi a tutta l’Asia e quindi molto ampi, e in buona sostanza da un’impostazione di base che fin dall’inizio si è basata sull’attività di un team di supporto dislocato in differenti paesi (nazioni e continenti).
Fin dall’inizio quindi siamo stati naturalmente portati a utilizzare, quanto più possibile e quanto più accettato dagli interlocutori, un approccio in cui la tecnologia giocava e gioca un ruolo fondamentale. Indipendentemente da tutto questo la situazione di pandemia ha portato ad annullare tutti gli eventi fisici (incontri, fiere, missioni ecc.). Abbiamo quindi dovuto rivedere pesantemente uno degli aspetti, non l’unico, che caratterizza la nostra attività. Abbiamo intensificato le opportunità d’incontro “remote/online” e abbiamo progettato delle attività specifiche che in qualche modo potessero essere portate avanti con efficacia anche senza una reale attività di presenza fisica.
Tutto questo ha prodotto un significativo ritardo in tutte le attività previste ma anche la creazione di nuove opportunità, diverse, ma non necessariamente meno efficaci. Non da ultimo possiamo dire che il senso d’identità e lo spirito di appartenenza è stato anche, in un certo senso, rafforzato. Le criticità hanno infatti consentito di “scremare” in modo significativo le aziende fortemente motivate da quelle che invece erano presenti solo per “convenienza” e “interessi limitati”.
Paolo Bazzoni: Indubbiamente il diffondersi dell’epidemia Covid-19, che è iniziata già da gennaio in Cina, ha condizionato il normale svolgimento delle attività previste dalla CICC, soprattutto per i mesi di febbraio-aprile, portandoci a sviluppare un pacchetto di iniziative e webinar fin da subito focalizzate sul supporto concreto alle nostre aziende in Cina, con l’integrazione di Help Desks per info sui servizi, sussidi alla ripresa post Covid-19 nei vari territori e municipalità.
Dal mese di maggio in poi, con il rinnovo del consiglio direttivo, la CICC ha, in sintonia con la nuova strategia della territorialità/focalizzazione ai servizi di supporto qualitativi e di collaborazione con le diverse municipalità cinesi, incrementato sensibilmente le iniziative di promozione del business italiano, tramite survey settoriali, dando alle imprese e ai soci servizi variegati. Hanno inoltre iniziato a riprendere, con il mese di giugno, eventi anche di promozione non soltanto online. Bottom line, abbiamo visto un incremento della nostra base associativa, nonché una maggiore apertura delle controparti cinesi a opportunità di business, in coerenza con la nostra mission. Ciò ci da fiducia per una più solida fidelizzazione della nostra base associativa nel corso dell’anno.
Come siete stati in grado di creare il senso di community filtrati dalla tecnologia? Eravate pronti o avete dovuto “sperimentare”? Quali sono state le maggiori difficoltà?
Covili Faggioli: Fortunatamente in segreteria nazionale abbiamo persone efficienti, abituate alle difficoltà repentine maturate attraverso l’organizzazione di congressi sempre più partecipati e sempre più complessi. Fortunatamente anche i componenti delle governance regionali non sono da meno. All’inizio pensavamo che bastasse una piattaforma per soddisfare le richieste dei vari gruppi ma poi ci siamo resi conto che era necessario aumentare a due per le pressanti e numerosi richieste dei gruppi AIDP che hanno in questo periodo organizzato centinaia di eventi virtuali ma di altissimo livello. Le difficoltà sono state solo quantitative e non qualitative, ma siamo riusciti ad accontentare tutti.
Carella: Abbiamo lanciato una serie di interviste a manager associati facendoci raccontare come stavano affrontando l’emergenza in azienda. Un modo per fare uno storytelling in diretta che rendesse loro protagonisti e coinvolgesse tutti nel condividere il vissuto di quei giorni e momenti. Un modo per dare con l’esempio e la viva voce di tanti di loro fiducia e voglia di andare avanti con forza. Un modo anche per ribadire e rafforzare il ruolo e valore dei manager.
Eravamo pronti, siamo una community anche online da tanto tempo, abbiamo dovuto solo rafforzare e ampliare i modi e le modalità di incontro e dialogo. Per rafforzare il senso di membership abbiamo messo in campo anche nuovi servizi che permettessero di coprire dal rischio Covid-19 e offrissero servizi per la salute a distanza. Un completamento dei tanti servizi professionali e personali già presenti e tutti fruibili a distanza
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Spiriti: L’attività di IAN ha sempre impiegato in modo massiccio la tecnologia, per scelta (ridotta dimensione della struttura organizzativa) ma anche e soprattutto per necessità (localizzazione ed estensione dei nostri mercati di riferimento, prevalentemente asiatici). In questa ottica non abbiamo avuto la necessità di sperimentare, si è trattato di ottimizzare l’utilizzo della tecnologia in modo tale da non eliminare completamente il fattore umano e la componente delle “relazioni umane”, elemento fondamentale delle attività di sviluppo commerciale.
In questa accezione abbiamo dovuto lavorare su entrambi i fronti. Da una parte migliorando le relazioni attraverso una più attenta programmazione delle attività ricorrenti, dall’altra utilizzando lo strumento tecnologico (remote meeting) curando maggiormente la dinamicità delle attività (maggiore e più frequente interazione tra i partecipanti), riducendo il più possibile la durata degli incontri, quindi ottimizzando il tempo a favore di una maggiore concretezza.
Le difficoltà incontrate sono riconducibili essenzialmente a due fattori: il differente fuso orario e la progressiva riduzione di attenzione da parte degli interlocutori. Il primo aspetto è stato mitigato attraverso la creazione di una consapevolezza condivisa. Tutti affrontano le stesse difficoltà organizzative indipendentemente dal ruolo (cliente-fornitore), tutti devono quindi in qualche modo rinunciare alle comodità consolidate. Il secondo aspetto, come anticipato, è stato mitigato cercando di ridurre la durata degli incontri ottimizzando la scaletta delle attività e cercando di definire, per ogni argomento/attività discusso(a), il passaggio successivo.
Bazzoni: La tecnologia è stata un mezzo di accelerazione del processo di inclusione e di apertura verso nuove idee e opportunità di supporto al business, ma il vero driver è stato e rimane l’attitudine focalizzata di concreto servizio alle nostre aziende sui territori, lavoro sul campo insomma, gestione, networking, e follow-up. La sinergia con le istituzioni è fondamentale. Deleghe territoriali, ridefinizione delle priorità nella pipeline, con una continua attenzione ai bisogni dei nostri soci (aziende italiane e friends cinesi). Learning by doing sicuramente, come tutti, ma nessuna crisi, anzi, la situazione ha stimolato l’approccio make it happen con più spinta ed energia!
Come immaginate il futuro dell’associazionismo? Il “new normal” sarà quello vissuto fino a febbraio o ci saranno delle conseguenze definitive e dei cambiamenti nell’impostazione delle attività delle vostre associazioni per il futuro?
Covili Faggioli: La nostra Associazione sperimenterà, come altre e come molte aziende, un sistema nuovo che prevede entrambe le soluzioni. Quella di sempre perché non c’è nulla di più gratificante che incontrarsi di persona e quella virtuale quando è un modo per semplificare spostamenti estenuanti, per risolvere problemi che non richiedono la presenza. Il congresso nazionale AIDP è stato spostato a maggio 2021 da maggio 2020, non potevamo pensare di ospitare un migliaio di persone virtualmente o con attenzioni di distanziamento.
Il congresso nazionale è un momento di network incredibile per gli sponsor e non solo, eventi come questo hanno un senso solamente se fatti in presenza. Per le nostre riunioni di consiglio e governance chi era impossibilitato a partecipare si collegava già in distanza, ora forse abbiamo più strumentazione e più dimestichezza, per cui non sarà una novità continuare a farlo.
Carella: È indubbio che quest’esperienza ci insegnerà a fruire meglio tutti delle possibilità dell’online. Come l’e-commerce è diventato una nuova, piacevole e inaspettata esperienza obbligata per tanti consumatori ancora del tutto tradizionali nelle modalità d’acquisto, così è stato anche per tanti nostri associati nella fruizione dei servizi e nelle tante possibilità di fare ed essere community. Il futuro manterrà quanto più utile dell’online e spingerà a tornare ad un’experience offline, di persona, face to face, di alta qualità. Dovremo trovare il giusto mix forti di quanto questa improvvisa, obbligata e totalizzante esperienza online ci ha insegnato e fatto percepire nelle sue reali potenzialità. Come sempre nella crisi spuntano delle opportunità che bisogna saper cogliere e mettere a sistema.
Spiriti: Nessuno ha la sfera di cristallo e difficilmente si possono prevedere gli scenari futuri (troppe variabili). Al contrario si deve cercare di lavorare maggiormente sugli elementi positivi che sono emersi durante il periodo “critico”. In passato si è era abituati a incontri vis-à-vis, oggi ci si è resi conto che la maggior parte potevano essere sostituiti, senza grandi problematiche, da incontri “online/remoti”. In passato il panorama degli eventi “live” era sovrabbondante rispetto all’effettiva necessità, o meglio dire rispetto all’effettiva efficacia degli stessi. Diciamo che in questo momento è essenziale lavorare sull’efficacia delle attività a tutto vantaggio di un’ottimizzazione della risorsa tempo e con una significativa riduzione dei costi, diretti e indiretti. In modo ancora più diretto possiamo dire che “lavorare meno ma meglio” non è solo un obiettivo ambizioso, ma anche una reale necessità.
Bazzoni: Difficile prevedere un New Normal standardizzato, causa le diverse realtà nei diversi paesi e l’influenza che le culture manageriali di sistema stanno avendo. Le associazioni assorbono ciò. Dal nostro punto di vista, la concretezza e la possibilità di gestire questo New Approach di servizi e di supporto online/offline ci dà molta più spinta sui territori, più attenzione a realizzare le esigenze delle aziende, che chiedono concretezza e fatti. Su questo ci misuriamo e lavoriamo in assoluta sinergia con le istituzioni. Sicuramente più inclusività, responsabilizzazione su KPI “stile azienda” che generano servizi e aumentano la penetrazione del sistema aziende italiane sul territorio; quindi più autorevolezza per creare nuove opportunità di business per il Sistema-Paese.
Guardando avanti
Man mano che l’emergenza sanitaria si spegnerà nei prossimi mesi, alcuni aspetti della vita quotidiana delle associazioni torneranno alle loro forme pre-pandemiche. Tuttavia, alcune interruzioni apportate da Covid-19 rimarranno e diventeranno addirittura elementi chiave delle operazioni delle associazioni.
Per avere successo in questo nuovo mondo, le associazioni devono combinare con successo strategie tradizionali con nuove innovazioni tecnologiche e continuare a sperimentare nuovi modi di fornire i propri servizi, costruire comunità e interagire con i propri membri.
Inoltre, le associazioni dovrebbero pianificare maggiormente di fronte a momenti di maggiore incertezza, accettare il cambiamento ed essere creativi nel trovare i modi migliori per promuovere gli interessi dei loro membri, adeguandosi alla nuova normalità. Dopotutto, le associazioni sono realtà fatte da persone per persone.
