Se chi legge questo intervento mi conosce resterà stupito, perché molti mi vedono come la regina del multitasking. Di solito mentre faccio una cosa ne sto seguendo almeno un’altra in remoto o in un angolo del mio cervello. Io sono naturalmente multitasking, anzi, direi multitasking per difesa, perché se non faccio più cose contemporaneamente mi annoio e mi distraggo. Per esperienza personale posso però affermare che il multitasking è stancante, adrenalinico e non a tutti riesce, non a tutti è dato di saper seguire social, lavoro e magari in un angolo programmarti la sera. Soprattutto, a lungo logora. Si lavora sicuramente meglio se si affronta un problema alla volta, magari senza interruzioni, telefonate o persone che entrano in ufficio all’improvviso. Va da sé che non amo gli open space e trovo poco produttivo anche gli uffici condivisi, a meno che non mi isoli con della musica in cuffia. In fondo il sogno recondito di ognuno è “una stanza tutta per sé” (Virginia Woolf).

Mi permetto quindi di dare una lista di dritte veloci per aiutare sia me stessa che chi si trova a lavorare sotto più richieste continue: rispondiamo a una domanda alla volta.

Ci sono momenti di stress forzato in cui persone che dovrebbero stare nel back office si trovano, loro malgrado, sotto i riflettori. Calma: non rispondete alle email o alle chiamate, se non quelle urgenti. Il cellulare è un mezzo meraviglioso che ci consente di affrontare meglio gli imprevisti. Ciò che non è urgente va rimosso e posticipato. Non è semplice, ma scansatelo mentalmente. Dopo qualche minuto sparirà dai vostri pensieri.

Meglio affrontare posta ridondante e chiamate casuali dopo che dare risposte secche, malfatte ed errate. Se una persona insiste a chiamarvi mandate un messaggio dicendo che siete impegnati e richiamerete voi più tardi, ma non riattaccate in faccia: è orrendo! Dovete sempre pensare che chi vi scrive o chiama non sa dove siete e cosa state facendo e non pretende attenzione istantanea. Vi scrive ORA perché ha tempo ORA, voi potete dedicargli attenzione anche il giorno dopo o a tarda sera, ad evento, riunione, imprevisto chiuso.

A casa fare il bucato mentre si guarda un film è un mezzo di ottimizzare i tempi, anche perché la lavatrice non ha programmi interessantissimi; se si guarda un film, si fa il bucato e si prepara la cena si inizia ad avere una certa soglia di rischio. Se ci aggiungete una telefonata brucerete la cena. Stessa cosa al lavoro: se si fanno 4 cose assieme almeno una verrà fuori fatta male: meglio affrontare una richiesta alla volta, al massimo due.

Una soluzione facile è riscoprire la vecchia TO-DO list di carta e spuntarla via via che si chiudono gli impegni, con grande soddisfazione e senso di leggerezza acquisita e crescente.

Per gestire TUTTO (casa, famiglia, lavoro, magari anche un po’ di relax ogni tanto??) meglio scrivere nero su bianco e organizzare in anticipo le varie incombenze.

Le cose che si ripetono ineluttabilmente e vale la pena organizzare con una pianificazione scritta sono:
spesa e menù;
faccende domestiche di ordinaria amministrazione e grandi lavori periodici come il cambio dell’armadio o le pulizie approfondite;
impegni legati ad attività sportive e/o ad hobby
appuntamenti;
trasferte di lavoro;
visite mediche prenotate;
scadenze di pagamenti.

Il risultato del planning settimanale anticipato sarà di avere tutto davanti agli occhi e non in testa. Una volta ordinate su un foglio tutte queste idee che ci pesano sul collo, dando spesso anche problemi di salute, come cervicale e mal di schiena, saranno più misurabili, affrontabili e facili da distribuire. Alla fine quella che può inizialmente sembrare una fatica in più (appuntarsi tutte le scadenze) si trasformerà in un gran risparmio di tempo (vuoi mettere non cercare una ricetta medica o una bolletta perché non ci ricordiamo più la data di scadenza che vi era riportata?!).
Però siamo umani con noi stessi:
facciamo sempre liste fattibili altrimenti, con un elenco impossibile, la frustrazione di non farcela sarà sempre dietro l’angolo.
siamo flessibili: le liste servono ad aiutarci e se un giorno si ha un contrattempo o semplicemente salta qualcosa o ci si vuole concedere una pausa non succede nulla!
E premiamoci. Ce lo meritiamo.