Durante uno staff meeting o una riunione con i nostri fornitori può essere utile scrivere un report che sintetizzi il contenuto della discussione. Spesso si sottovaluta questa attività oppure si producono brevi note poco chiare e precise e dunque, fondamentalmente, inutili. Alcuni registrano l’incontro per poi sbobinarne il contenuto con tutta calma e in molti utilizzano specifici format in grado di schematizzare le informazioni.
In linea generale, il report di un incontro dovrebbe essere scritto in modo chiaro, sintetico e fatto a punti. È opportuno archiviare il report tra i documenti dell’organizzazione.
I manager dovrebbero chiedere a uno dei partecipanti di redigere il report, che dovrebbe contenere queste informazioni:
- Il luogo, la sede e la data in cui si è svolto il meeting con una breve introduzione della riunione.
- Una lista dei partecipanti alla riunione (anche da remoto, ad esempio in videoconferenza) da non dimenticare nei destinatari se viene inviato via email;
- Un elenco dei punti affrontati durante la riunione nell’ordine dell’agenda fissata in precedenza da parte di ogni partecipante, con le relative problematiche e soluzioni proposte;
- I compiti assegnati a ogni singolo partecipante del meeting con una deadline precisa entro cui svolgere quel compito.
- L’ora in cui si è concluso il meeting, con una conclusione e una nota che informi su quando si terrà il prossimo meeting.
