Quando scrivi sul lavoro, non importa che cosa tu scriva e con quale mezzo, ti devi sempre mettere nell’ottica di chi riceve il messaggio.
Non so se esistano dogmi in tema di comunicazione, ma questo lo è. Non si discute. Quando scrivi per diletto forse puoi anche pensare solo a te stesso, anche se nutro dei dubbi a riguardo. La comunicazione è sempre e comunque uno spazio di relazione di cui gli altri sono i protagonisti.
Hai il dovere di immedesimarti in chi riceverà il tuo messaggio, d’ora in poi scherzosamente la “vittima”.
Devi pensare a:

• Chi è?
• Quali conoscenze ha?
• Che cosa si aspetta?
• Perché dovrebbe leggerti?

1. Chi è?
Se conosci la tua “vittima” sei agevolato perché puoi raffigurarla. Puoi letteralmente immaginarla nel suo quotidiano lavorativo, in un ufficio, un openspace, in auto o a casa.
Dove e come leggerà non sono aspetti da sottovalutare. PC, smartphone, tablet?
Se scrivi a un collega commerciale che praticamente vive in auto e legge al volo le email mentre si divora un panino dal nome improbabile in un bar della A14, dovrai comporre solo messaggi brevi e sintetici. Se non fosse urgente, specifica subito di leggerlo quando sarà tranquillo.
Se sai che questa è la sua condizione e il messaggio che devi invece mandare è lungo, articolato e urgente, chiamalo al telefono.
La tua “vittima” ti ringrazierà.

2. Quali conoscenze ha?
Se scrivi ad una persona del tuo settore o che sai che ha le tue conoscenze, tralascia i dettagli.
Se invece non le avesse, evita l’uso di tecnicismi. E se fossero inevitabili, spiegali bene.
Sii sintetico e puntuale, semplifica, ricorrendo a esempi e metafore proprie del mondo del tuo lettore. Ti aiuterà a conquistarne l’attenzione, a non stancarlo e a farti leggere fino in fondo.
In una parola, il tuo messaggio sarà più efficace.

3. Che cosa si aspetta?
Rispetto. Una prima forma di rispetto è non rubare agli altri tempo prezioso.
Garbo. Quindi arriva al punto. Sii diretto e focalizzati sul cuore del tuo messaggio: aiuterà te a raggiungere l’obiettivo, il tuo lettore a comprenderti. Non è poco.
Empatia: distilla gli argomenti in funzione degli interessi di chi ti legge. Si creerà subito un ponte tra di voi.

4. Perché dovrebbe leggerti?
Chieditelo sempre. Se chi dovrebbe leggerti non coglie fin da subito quale vantaggio avrebbe nel farlo, sappi che lo hai già perso in partenza. La sua attenzione, se mai te la concederà, al secondo paragrafo sarà già diluita, per non dire persa.
Ricordo di un Natale in un grande magazzino con mia figlia, che mi arrivava al ginocchio. Le stavo dicendo quanto tutto intorno a noi fosse scintillante e festoso. Scoppiò a piangere. Insistetti nel dirle di rallegrarsi e che era tutto bello intorno a lei. Continuò, più fragorosa di prima. Mi abbassai per guardarla negli occhi perseguendo nel tentativo di convincerla a sposare la mia opinione.
Mi guardò atterrita e mi freddò: “Io vedo solo gambe!”.
E vogliamo non parlare di ottica?!