Da quando il lavoro remoto è una realtà diffusa abbiamo capito chiaramente due cose, peccato solo che siano opposte tra loro.

La prima cosa che abbiamo capito è che la maggioranza dei lavori professionali possono essere svolti a distanza. Tutto il tempo speso a spostarsi, i mezzi pubblici affollati, le attese negli aeroporti, le code ai taxi, non erano quasi mai necessari. Tutti noi, manager, imprenditori, avvocati, consulenti, account executive, pensavamo che la nostra presenza fisica fosse un ingrediente indispensabile al successo. Ci siamo però resi conto, quando tutto è stato forzosamente fermato ma non si è fermato, che con una video-call si potevano, con poche eccezioni, ottenere gli stessi risultati. Abbiamo capito che dietro a tutti quegli incontri e riunioni in presenza c’era più ritualità che reale necessità. Certamente abbiamo dovuto apprendere qualcosa di nuovo, risolvere qualche aspetto di tipo legale e tecnico, cambiare qualche abitudine, ma tutto qui. In compenso, incontri e riunioni finalmente iniziano puntualmente, sono più focalizzati e si interviene in maniera più ordinata. Verrebbe da chiedersi, con tutti i processi di efficientamento che le organizzazioni hanno messo in atto nelle ultime due decadi, come mai la drastica riduzione del lavoro in presenza non sia avvenuta prima.

La seconda cosa che abbiamo capito è che, anche se siamo in grado di “funzionare” altrettanto bene, a volte anche meglio e con minore dispersione di energia, ci stiamo perdendo qualcosa. Per quanto si faccia fatica a quantificare la perdita di cose immateriali, sappiamo bene che molte cose che contano non si contano e che sottovalutare questi fattori è rischioso. Ciò che è soft, infatti, può avere impatti hard, ma una volta che li ha avuti, il costo di intervenire è alto. Ecco quattro cose importanti che il lavoro remoto rischia di farci perdere se non interveniamo.

• Il “calore” nelle relazioni lavorative. Questa è la più evidente delle “vittime collaterali” del lavoro remoto. Dalla vicinanza traevamo emozioni positive e, naturalmente, anche emozioni negative, ma con una asimmetria interessante. Se in una video-call ci si può arrabbiare come quando si era tutti nella stessa sala riunioni, è difficile riprodurre i benefici emotivi della presenza, come per esempio essere presi sotto braccio e portati a bere un caffè da un collega che ha capito che siamo giù di morale o preoccupati. Queste emozioni ci facevano stare meglio e ci permettevano di “tirare avanti” fino al prossimo momento di soddisfazione (il lavoro è un po’ come l’ottovolante, si va giù e su molto spesso). Col lavoro remoto ci sentiamo più soli, anche se stiamo tutto il giorno in call, perché svolgere coi colleghi solo attività programmate e finalizzate, senza alcun time-out in cui parlare di tutto e di niente ci fa sentire ruote in un ingranaggio e non esseri umani collegati tra loro.

• Il senso di appartenenza. Gli spazi e i tempi in comune, la condivisione dei momenti della vita quotidiana, il conoscersi anche da un punto di vista extra-professionale alla macchina del caffè contribuivano a farci sentire parte della stessa squadra. Per ora stiamo vivendo di rendita della chimica coi colleghi creata in tanti anni, ma per vivere di rendita bisogna essere molto ricchi. L’effetto si sta esaurendo anche per noi veterani, figuriamoci per i giovani che avevano appena iniziato a lavorare. Se non troviamo un modo di ricrearlo sarà un problema.

• La “serendipità”. La macchina del caffè era il luogo della chiacchiera in libertà, ma quella pausa non era solo liberatoria e taumaturgica: a volte era imprevedibilmente utile. Era alla macchina del caffè che scoprivamo qualcosa che “non sapevamo di non sapere” e che ci permetteva di fare un “balzo in avanti” nella soluzione di un problema ostico o di acchiappare al volo un’opportunità inaspettata. In mezzo a quella conversazione casuale ogni tanto trovavamo, in modo fortuito, qualcosa che non cercavamo ma che era proprio quello di cui, senza saperlo, avevamo bisogno. Se tutte le conversazioni sono finalizzate e focalizzate è molto difficile che questo avvenga.

• Gli stimoli creativi. Parlare con i colleghi del proprio lavoro senza uno scopo preciso (come si faceva alla macchina del caffè) era un importante stimolo per la nostra creatività. Nello spiegare qualcosa a un outsider dovevamo semplificare e rispondere a domande ingenue, finendo per vedere le nostre sfide da una prospettiva diversa. Nel raccontare ciò che facevamo a chi non ne sapeva nulla ma ci ascoltava con curiosità, guardavamo la situazione con occhi freschi e ci venivano quelle idee che, stando nella nostra “bolla”, non ci sarebbero mai venute.

Per queste ragioni, desidero celebrare la macchina del caffè e propongo di ricrearla in versione virtuale. Personalmente mi sono già messa al tavolo da disegno per progettare formati virtuali in cui, con alcune accortezze, si riesce a ricreare la chimica, le emozioni, la magia e gli stimoli degli incontri che avvenivano bevendo un caffè coi colleghi.

Nessuna lode deve essere esagerata e non sto sostenendo che le macchine del caffè fossero come miniere d’oro con pepite penzolanti, né che bere il caffè fosse ogni volta un’avventura straordinaria. A volte ci si perdeva solo tempo e magari la macchina si metteva pure a fare i dispetti: non dava il cucchiaino a chi aveva preso il caffè zuccherato oppure decideva che quel giorno si dovesse tutti bere solo il caffè ristretto. Le lamentele per questi suoi comportamenti umorali e per la qualità non eccelsa della bevanda erogata erano però un conversation-starter facile e infallibile che tutti usavamo per allacciare nuove relazioni. L’unico problema era che la macchina capiva tutto e ogni tanto si teneva il resto per vendetta.