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È tempo di performance review (ma non è stato un anno come gli altri)

Un vademecum per il 2020/2021
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È tempo di performance review (ma non è stato un anno come gli altri)

Da quando le discontinuità del business sono intensificate e accelerate, quasi tutti concordano che la performance review debba essere un’occasione in cui capo e collaboratore progettano il futuro, valorizzando la sintesi dei risultati e degli apprendimenti realizzati nell’anno appena trascorso.

Eppure, anche in periodi normali, non tutti i manager amano fare la performance review. È un momento carico di tensione, stress e fonte di ansia. E da questo punto di vista, il 2020 non ha di certo aiutato. Nelle aziende è successo di tutto, grandi crescite e grandi cadute, collaboratori e manager che hanno lavorato tantissimo e altri che si sono trovati con poco da fare, tanto sforzo per riorganizzare da remoto (da casa) tutto il lavoro con risultati non sempre commisurati all’impegno.

Quello che aziende e capi faranno e diranno in questa situazione così straordinaria verrà ricordato.

PERFORMANCE REVIEW 2020: COME LA STANNO AFFRONTANDO LE AZIENDE? 
Abbiamo sentito parlare di organizzazioni che hanno deciso di dare a tutti la stessa valutazione (riconoscendo a tutti l’impegno profuso) e di altre che, all’estremo opposto, non prevedono di introdurre particolari cambiamenti rispetto al passato. Anche le aziende che avevano appena varato o appena ri-lanciato il proprio sistema di performance management, stanno chiedendosi se debbano rimetterci mano. Molti people leader e direzioni HR non sono ancora sicuri di come gestire le revisioni delle prestazioni svolte dall’inizio della pandemia. Ma pensare di saltare la review solo perché l’anno è stato difficile per tutti potrebbe essere un errore. Siamo nel momento più importante per costruire fiducia e collaborazione per il 2021. Il sistema di valutazione della prestazione è alla base del delicato meccanismo che collega produttività, engagement, sviluppo e senso di appartenenza delle persone nelle organizzazioni. Il sistema di performance management, se ben progettato, consente di allineare i ritmi del business con quelli dell’organizzazione e delle persone. La scelta di cosa fare e come generare un forte impatto.

LE PRESTAZIONI DI UN ANNO NOT-AS-USUAL
Come valutare le prestazioni di un anno come questo?

Spesso i manager non hanno potuto osservare in presenza il lavoro dei propri collaboratori e ora devono affrontare decisioni particolarmente difficili. Devono stabilire come premiare i dipendenti che hanno accelerato durante la crisi, ma senza penalizzare inavvertitamente coloro che hanno avuto, temporaneamente, bisogno di rallentare per occuparsi di situazioni personali o famigliari nuove. Devono decidere se e come riconoscere l’impegno di tempo ed energia, senza che siano stati raggiunti i risultati di budget. Devono mettersi al riparo dal distance bias, quel pregiudizio che ci fa naturalmente attribuire minore importanza a chi è lontano rispetto a chi ci è vicino. E infine, la compassione per i lavoratori in difficoltà: è molto importante in quest’anno così difficile, ma non può riguardare l’intera valutazione.

Lavorare da casa può essere entusiasmante e fonte di energia o del tutto frustrante: dipende anche da come il manager ha gestito la relazione professionale in questi mesi. Teniamone conto quando arriviamo al momento della valutazione.

La discontinuità rispetto al passato è grande. Le aziende dovranno fornire ai manager gli strumenti e le linee guida per valutare in modo equo ed efficace i risultati ottenuti con le aspettative di prestazioni dei loro team.

SUGGERIMENTI PER UNA PERFORMANCE REVIEW DI VALORE 
I bias sono sempre presenti nelle valutazioni, quest’anno potrebbe essere peggio, visto che sono state raccolte meno osservazioni di quelle che si riesce a raccogliere normalmente in presenza. Non va dimenticato poi che in periodi di crisi e sotto stress ciascuno di noi fa più fatica ad attivare il pensiero lento. Sotto pressione i manager accelerano l’iter decisionale e rischiano con più probabilità di cadere negli stereotipi. Come essere equi quando si devono tenere in considerazione i diversi contesti in cui le persone hanno dovuto lavorare quest’anno?

1. Concentrati sulle cose che contano
Gli obiettivi fissati pre-Covid, probabilmente, non saranno più applicabili. Più che valutare il raggiungimento di questi obiettivi, concentrati sulle capacità di apprendimento e crescita dimostrate dai tuoi collaboratori e dalle tue collaboratrici. 

2. Ridefinisci i comportamenti da premiare includendo criteri per il remote working (se non erano già previsti)
Come trasformare l’aspettativa di collaborazione in presenza con quella da remoto? Nella valutazione, fai attenzione a non confondere attivismo e partecipazione (ore, e-mail, meeting online a oltranza…) con risultati di qualità. 

3. Riconosci e premia il merito, offri comprensione e supporta i meno performanti
Usa questa occasione per consolidare il senso di appartenenza all’azienda e al team. Fai sentire alle persone chiave il tuo apprezzamento per il lavoro svolto, per i risultati ottenuti e, soprattutto, per l’impegno profuso. Offri uno spazio di comprensione per chi non ha performato in modo adeguato perché ha sofferto più di altri dell’incertezza e complessità del periodo. Quando possibile, offri tempo e supporto per il recupero. Essere comprensivi, oggi, ovviamente, non deve escludere l’essere preparati a feedback precisi e diretti nel futuro. 

4. Definisci i criteri rilevanti quest’anno
Quali sono le priorità aziendali del periodo rispetto alle quali valutare i risultati raggiunti? Cosa è importante per il ruolo da valutare? Ad esempio, per i responsabili di persone, valgono solo i risultati raggiunti o anche come hanno supportato i loro collaboratori in difficoltà? 

5. Focalizzali sul futuro dell’azienda
Incorpora gli obiettivi aziendali di breve termine e di lungo periodo nella valutazione: aiuterà le persone a prepararsi e impostare il 2021 in modo efficace. Contribuirai a rafforzare cultura e valori aziendali. 

6. Favorisci lo sviluppo delle persone
Approfitta di questo appuntamento per prenderti cura delle tue persone: offri feedback “utili” al loro futuro. Alla luce della discontinuità vissuta, non utilizzare la review solo per sanzionare le prestazioni sotto le attese o decidere chi promuovere. 

7. Raccogli più punti di vista
Per ridurre l’impatto dei tuoi bias, richiedi l’autovalutazione e raccogli informazioni dai colleghi. Come stanno comunicando i tuoi collaboratori e collaboratrici? Come si relazionano con colleghi e clienti? Chi stanno aiutando? 

8. Progetta video&tono della videochiamata
Se non puoi incontrare le persone, organizza una videochiamata, no alle telefonate. Da remoto si perde molto in empatia e capacità di cogliere i segnali degli altri. Dedica tempo sufficiente ad ascoltare, accogliere, spiegare. Assicurati di non lasciare “non detti” o incomprensioni.

Prepararsi per il 2021.

In un contesto che continuerà ad essere instabile, i manager dovrebbero:

ricevere l’autorità e la flessibilità di disegnare obiettivi su misura per i loro team e i singoli individui ogni qualvolta le attività cambino: obiettivi che si adattino alle necessità del business, della funzione, del team stesso affinché siano sempre rilevanti e commisurati al tipo di performance richiesta in quel momento.
• stabilire un ritmo costante di collaborazione attraverso conversazioni frequenti che creino responsabilità condivisa sia sulla performance sia sullo sviluppo di competenze. 
• disegnare metriche e incentivi più coerenti con la situazione.  

Sarà fondamentale ridisegnare il sistema di performance management per consentire ad organizzazione, manager e persone ad andare al ritmo accelerato del business. Un nuovo sistema di gestione e sviluppo delle prestazioni per il 2021 e anche per tutta la fase del next (o forse meglio dire never?) normal.

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