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5 informazioni utili nel report di uno staff meeting

Verba volant, scripta manent
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5 informazioni utili nel report di uno staff meeting

Durante uno staff meeting o una riunione con i nostri fornitori può essere utile scrivere un report che sintetizzi il contenuto della discussione. Spesso si sottovaluta questa attività oppure si producono brevi note poco chiare e precise e dunque, fondamentalmente, inutili. Alcuni registrano l’incontro per poi sbobinarne il contenuto con tutta calma e in molti utilizzano specifici format in grado di schematizzare le informazioni. In linea generale, il report di un incontro dovrebbe essere scritto in modo chiaro, sintetico e fatto a punti. È opportuno archiviare il report tra i documenti dell’organizzazione.

I manager dovrebbero chiedere a uno dei partecipanti di redigere il report, che dovrebbe contenere queste informazioni:

  1. Il luogo, la sede e la data in cui si è svolto il meeting con una breve introduzione della riunione.
  2. Una lista dei partecipanti alla riunione (anche da remoto, ad esempio in videoconferenza) da non dimenticare nei destinatari se viene inviato via email;
  3. Un elenco dei punti affrontati durante la riunione nell’ordine dell’agenda fissata in precedenza da parte di ogni partecipante, con le relative problematiche e soluzioni proposte;
  4. I compiti assegnati a ogni singolo partecipante del meeting con una deadline precisa entro cui svolgere quel compito.
  5. L’ora in cui si è concluso il meeting, con una conclusione e una nota che informi su quando si terrà il prossimo meeting.

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