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4 consigli per rendere più efficace uno staff meeting

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4 consigli per rendere più efficace uno staff meeting

Ho condotto migliaia di riunioni, osservando e registrando mentalmente le innumerevoli sfumature della comunicazione non verbale di ogni partecipante.

Assodate le conoscenze e le competenze settoriali, sia del manager che dei suoi collaboratori, credo sia evidente a tutti che ciò che determina il successo o meno di un meeting aziendale è l’armonia interpersonale, ovvero la capacità di collaborare e convivere serenamente.

E come ottenere un clima disteso e risultati proficui, anche quando ci sono difficoltà oggettive o tensioni da affrontare?

Uno degli aspetti di enorme importanza per accrescere la produttività di una società, migliorare le performance dei dipendenti e aumentare entusiasmo e soddisfazione personali è sicuramente il “feedback”, spesso sottovalutato o sfruttato malamente.

Un team leader durante la riunione con il suo staff dovrebbe sempre aver presente l’importanza dello scambio di informazioni all’interno del suo gruppo di lavoro.

Senza feedback, infatti, i dipendenti e i colleghi non sapranno mai come poter migliorare le proprie prestazioni e non saranno incentivati a crescere.

Ben venga allora il manager che ad ogni riunione dà spazio a tutti i partecipanti, spronandoli a intervenire e, laddove necessario, facendo loro delle “critiche” costruttive.

Come?

  1. Facendo osservazioni puntuali, su singoli e circoscritti aspetti (non frasi generiche!);
  2. Fornendo spunti concreti per possibili soluzioni o migliorie (e in questo può tornare utile coinvolgere gli altri partecipanti, chiedendo come loro agirebbero in quel determinato contesto);
  3. Adottando una comunicazione non verbale congrua, capace di mettere a proprio agio le persone, senza aggressività o risentimento, ma, anzi, con empatia e tatto; la gestualità, le espressioni del volto, la postura, la modulazione della nostra voce, la prossemica… sono tutti aspetti importantissimi quando si deve motivare un collaboratore o spronare un team di lavoro e devono essere coerenti con le parole che escono dalla nostra bocca, altrimenti si risulta poco convincenti e non si viene ascoltati come si vorrebbe;
  4. Mettendo sempre in rilievo i punti di forza dell’operato di ciascuno, anche nei contesti “critici”, nei progetti stagnanti o non riusciti (i punti deboli saranno quelli da far presente nelle modalità che dicevo prima e senza mai attaccare l’individuo o i suoi sentimenti).

Per mettere in pratica tutto questo, è necessario prepararsi, non tanto sui contenuti (su quelli siamo abituati a lavorare e pianificare), bensì su tutto ciò che può aiutare a incanalare al meglio la nostra emotività, per far sì che il clima della riunione resti armonioso e disteso anche davanti a criticità o a osservazioni non facili da fare / ricevere. La comunicazione non verbale, l’empatia, l’apertura mentale e la gestione dello stress e del sovraccarico cognitivo possono essere tutte imparate e allenate, ad esempio, attraverso tecniche olistiche che ci aiutano a fare spazio al nostro interno, a gestire le nostre reazioni, a motivare chi ci sta di fianco, ad avere uno stile di vita (anche professionale) più soddisfacente e performante.

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